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Todo processo de recuperação da informação começa no tratamento técnico dos itens para depois serem disponibilizados para a circulação. O usuário, para recuperar um determinado material informacional, precisa que ele esteja descrito conforme certos padrões e organizado de forma a permitir sua localização. No entanto, podem ser destacadas 3 etapas principais de um SRI - Sistema de Recuperação de Informação (para concordar com Rowley, 2002): indexação, armazenamento e recuperação (propriamente dita). De fato, um SRI necessita que tenha sido executada com critério a etapa da indexação, pois essa é primordial para a efetividade e eficácia do sistema.

A indexação pode ser realizada de duas formas: por humanos ou por máquinas,  ambas com vantagens e desvantagens. Por exemplo: uma indexação humana pode ser mais demorada, e portanto, mais cara em relação à automatizada, mas o indexador humano pode refletir e atribuir termos indexadores com base em seu julgamento subjetivo e bem mais profundo. Daí a demora na realização da tarefa: o indexador humano precisa ler todo o documento, ou pelo menos saber fazer uma leitura técnica bem elaborada em suas partes mais importantes e ainda ser um exímio conhecedor dos jargões das mais variadas áreas do conhecimento, a fim de que possa atribuir as palavras-chave corretas ao material. Essa é uma dificuldade do indexador, que pode ser especializado em algumas áreas, mas certamente não será em todas. Vale lembrar que a indexação realizada por humanos tanto pode ser controlada como não controlada, ou mesmo mista, cabendo a ele decidir qual tipo de indexação utilizar. A linguagem de indexação controlada é caracterizada pela presençã dos tesauros ou listas de termos autorizados. Esses instrumentos orientam o indexador no momento da decisão por um ou outro termo, por exemplo: suponhamos a situação em que o indexador tenta lançar o termo Cachaça para descrever o assunto principal de um item, mas uma lista de controle de termos indica que a palavra a ser utilizada é Aguardente e não cachaça. Esses instrumentos de controle de termos indexadores têm a função de padronizar e reunir todos os documentos de um mesmo assunto sob uma única palavra-chave, tornado maximizada a chance de recuperar todos os itens de um mesmo assunto.

Já a indexação feita por máquinas é rápida e eficiente em seguir as instruções dadas pelo indexador humano. Sim, pois como é lógico, a indexação automatizada acontece tendo por base uma programação feita por alguém, que diz à máquina como ela deve proceder, que tipo de palavras considerar ou desconsiderar, por exemplo. É o caso de preposições, conjunções, etc. É inserido na máquina um arquivo com termos controlados, ou seja, termos permitidos, que o computador irá proicurar nos documentos e, quando há a existência de termos coincidentes entre o texto e o vocabulário inserido em sua memória, automaticamente a máquina atribui tal termo como palavra-chave para descrever o conteúdo do documento. Pode ser também que não exista nenhum vocabulário implantado na memória do computador, mas mesmo assim ele poderá fazer uma indexação automática, baseado em todas as palavras constantes no texto. Certamente o leitor já observou deficiências em ambas as modalidades de indexação automática: no primeiro caso, o do arquivo com termos controlados, a recuperação não se dá de forma plenamente confiável, pois é provável que um documento trate de determinado assunto por um termo sinônimo, não constante do vocabulário do computador, mas que não descaracteriza o documento como pertimente a um assunto. Dessa forma, no momento de uma busca, ele não seria recuperado e estaria para sempre perdido. Já no caso dos termos livres, baseado na linguagem natural usada no texto, em que qualquer palavra pode vir a ser utilizada como termo indexador, claro está que uma palavra pode aparecer em um texto completamente fora do contexto em que foi empregada em outro documento, tornandoos resultados de busca pouco expressivos, pois retornariam muitos documentos, mas poucos versariam realmente sobre o assunto pretendido pelo usuário.

Quanto ao armazenamento, hoje nós temos máquinas potentes o suficiente para armazenas os arquivos com os registros bibliográficos, a base de dados onde eles serão disponibilizados para a consulta e uso e também o próprio SGDB - Sistema Gerenciador de Bancos de Dados, tornando o uso e manutenção dos dados bem práticos e fáceis.

A terceira parte que compõe um SRI é a recuperação que pode ser dividida em três atapas: consulta, comparação e resultado. Quanto à consulta, podemos entendê-la como sendo aquilo que se pergunta para a base de dados, aquilo que se quer saber. De posse do enunciado de nossa pergunta, o sistema faz uma comparação dos termos lançados por nós na estratégia de busca com as palavras-chave constantes na base. Caso haja coincidência entre elas, a máquina mostrará como resultado da busca, todos aqueles documentos que receberam essa palavras-chave como termos indexadores de seus conteúdos. O processo de recuperação também é afetado pela própria experiência do usuário, da pessoa que faz as buscas, que poode ou não ter afinidade coma a elaboração de estratégias de buscas refinadas, que recuperem uma quantidade suficiente de documentos sobre o assunto desejado, excluindo os documentos irrelevantes, mas também não mostrando uma quantidade de documentos insignificante. Quanto mais habilidade e experiência tiver o pesquisador da base, mais chance ele terá de obter êxito em suas buscas, porque o advento das interfaces de busca online trouxeram muita flexibilidade e uma gama de recursos avançados de busca. É preciso conhecer todos esses recursos e possibilidades que a base nos oferece.

Podemos citar ainda outros fatores que influenciam no sucesso ou fracasso de um sistema de recuperação de informação: a) a capacidade do bibliotecário em conduzir uma entrevista de maneira que ele compreenda claramente o desejo do seu usuário quanto a sua necessiadade de informação; b) que tenham sido utilizadas as linguagens de indexação e de busca mais adequadas no momento da indexação dos materiais e no momento da busca, respectivamente; c) que tenha sido empregada uma lógica de busca conveniente e d) que existam e se conheçam todos os recursos oferecidos pelo sistema.

Considerando a necessidade de o bibliotecário trabalhar com todos esses detalhes quanto à recuperação da informação, muito embora pareçam simples, quando se está fazendo realmente uma busca, seja ela automatizada ou não, não costumamos atentar para todas essas minúcias. Mas o que se tem observado é que o bibliotecário que atua no ramo da indústria ou do comércio (principalmente, não estamos excluindo os de outros ramos), não pode mais ficar passivo e agir somente sob demanda, quando for solicitado a recuperar uma informação qualquer. Ele deve adotar uma postura proativa de antecipar a recuperação da informação necessária à instituição, aos seus dirigentes, colegas profissionais de outras áreas, etc. E mais! Não cabe mais somente recuperar, mas também gerar informação, criar conteúdo ou pacotes de informação sob medida para seu público.

Referência: ROWLEY, Jennifer. A biblioteca eletrônica. Brasília: Briquet de Lemos, 2002.