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Antigamente, quando as bibliotecas trabalhavam de maneira não automatizada, o serviço de catalogação dos materiais informacionais era feito em fichas de papel que mediam 7,5cm por 12,5cm. Essa fichas ficavam organizadas alfabeticamente em armários (fichários) de aço, guardadas em gavetas de forma que ficassem divididas em catálogo de autor, catálogo de assunto e o de títulos. Cada obra catalogada gerava, então, várias fichas, tantas quantas fossem necessárias para abranger o maior número de entradas de assunto, para que a informação contida na obra fosse recuperada pela maior quantidade possível de possibilidades de busca. Havia sempre uma ficha principal e fichas secundárias. A ficha principal apresentava-se e iniciava-se com a entrada principal da obra, normalmente era o primeiro responsável pelo conteúdo intelectual da obra (autor). Exemplo de ficha principal:

A ficha principal também trazia as “PISTAS”, que indicavam todos os desdobramentos (fichas secundárias) que seriam geradas, a partir da principal, para alimentar os catálogos da biblioteca. No exemplo anterior identificamos as pistas:

1. Poesia brasileira. I. Sardinha, Maura. II. Título. III. Série.

Os algarismos arábicos indicavam as fichas que alimentavam o catálogo de ASSUNTO e os algarismos romanos indicavam as fichas secundárias que alimentavam os outros catálogos públicos (AUTOR, TÍTULO, etc.). As indicações relativas a cada desdobramento apareciam ao alto da ficha, acima da entrada principal. Vemos a seguir as várias fichas, elaboradas a partir da ficha principal do primeiro exemplo:

Para o catálogo de ASSUNTO:

Para o catálogo de TÍTULO:

Para o catálogo de SÉRIE:

Entrada secundária para o colaborador:

Através dos tempos, as regras de catalogação que determinam a pontuação, obrigatoriedade ou não dos elementos, a sua ordem de citação etc., foram sofrendo alterações. Existem códigos e padróes normalizados para a representação descritiva dos diversos materias com os quais se possa trabalhar. As atuais regras de catalogação adotadas no Brasil são as (AACR2) Regras de Catalogação Anlo-Americanas (Anglo American Cataloguing Rules), 2ª edição de 2002.