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Automação e tratamento de informação em unidades de informação

As tecnologias da informação têm ampla aplicabilidade nas bibliotecas e outras unidades de informação e chegaram com potencial para transformar a forma como a informação é tratada nessas unidades. Se essas tecnologias mudaram a forma como produzimos, compreendemos, armazenamos e distribuimos informação, elas naturalmente também mudaram a forma como as unidades de informação trabalham com a informação. Em bibliotecas, por exemplo, podemos citar a presença das tecnologias da informação, com todo o seu potencial de aplicabilidade, nas suas tarefas e rotinas que se dividem em três categorias: atendimento ao usuário, processos técnicos e informações gerenciais.

Essas categorias são basilares em qualquer unidade de informação, havendo diferenças na oferta de um ou outro serviço, mas fundamentalmente as aplicações são as mesmas. Os sistemas automatizados de gerenciamento de informação ou gerenciamento de acervos ou mesmo gerencioamento de bibliotecas, para um eficaz tratamento e gestão de informações nessas unidades, precisam estar aptos a oferecer alguns recursos dentro das três categorias acima citadas, tais como:
  1. Atendimento ao usuário: empréstimo, renovação, reserva, acesso ao catálogo em linha, devolução de materiais, DSI, SRI
  2. Processos técnicos: aquisição, seleção, catalogação, impressão de etiquetas, indexação...
  3. Informações gerenciais: relatórios de multas, de consultas, de cirlulação de materiais, etc.
Atualmente, estou trabalhando com meus alunos o livro "A biblioteca eletrônica" de Jenniffer Rowley, onde ela diz que esses sistemas automatizados devem servir para responder a perguntas do tipo "o que está emprestado e para quem?", ou "o que existe de determinado assunto no acervo?". Esses relatórios devem ser confiáveis o bastante para subsidiar tomadas de decisão por parte de gestor de informação. Vamos falar um pouco sobre as características que devem ter esses sistemas em alguns dos serviços dentro das categorias supracitadas.

Quanto aos sistemas de aquisição, é aconselhável que haja uma interface para uso do usuário do serviço de informação, que ele utilize para fazer sugestões de compra de materiais na unidade de informação. O sistema deve ser capaz de comparar a lista de sugestões recebidas dos usuários com a base de dados do acervo já existente, a fim de descartar duplicatas na lista de sugestões, caso o material sugerido para compra já faça parte do acervo ou já esteja encomendado para compra. Claro está que nem tudo o que é sugerido pode ser comprado, então, cabe ao bibliotecário fazer ua seleção do material sugerido para compra. Para isso, ele pode utilizar um tipo de relatório muio importante fornacido por alguns sistemas de gerenciamento de acervos: o relatório de buscas negativas. Através desse tipo de relatório, pode-se saber quais buscas foram feitas no sistema, mas que não geraram resultados, ou seja, ou usuário procurou mas não não encontrou na biblioteca. Assim, pode-se saber que assuntos estão em falta no acervo.

Os sistemas de catalogação devem ser fáceis de usar e de se comunicar entre si, ou seja, devem ser compatíveis para troca de registros. de forma a viabilizar a migração de um sistema para outro e também a importação de dados. No que concerne ao formato de registro, o MARC merece especial atenção, pois é amplamente utilizado pelos softwares de gerenciamento de acervos bibliográficos. Já falamos anteriormente sobre o MARC aqui e aqui. Alguns sistemas trabalham diretamente no MARC, outros aceitam registros nesse formato e os convertem para um formato interno, mas o importante é que o sistema tenha a capacidade de manipular registros no formato MARC. No momento da catalogação dos materiais, algumas bibliotecas têm em suas bases de dados, uma lista de cabeçalhos ou termos autorizados para facilitar o trabalho, não sendo aconselhável que sejam utilizados termos que não constem nessas listas. Essas listas de termos autorizados servem para dar mais coerência na indexação de assuntos nas bases de dados, facilitando-se assim, o trabalho do catalogador, do indexador e do usuário. Para se proceder ao controle terminológico desses termos, outras bases de dados de renome são utilizadas, como Library of Congress, a Biblioteca Nacional (para ver o lista de termos autorizados da, depois de clicar aqui, clique em Serviços a Profissionais), a Fundação Getúlio Vargas, e devem dar suporte à criação de remissivas "ver" e "ver também" e até mesmo à estruturação de um tesauro que auxilie na montagem das estratégias de buscas mais sofisticadas com operadores booleanos, truncamentos, etc.

Quanto ao controle de circulação, o sistema deve estar apto a trabalhar com empréstimos, devoluções, renovações e reservas. É ndesejável que o sistema poossa informar se um determinado item consta do acervo da biblioteca, se esse item está emprestado, se o empréstimo está em dia ou em atraso, o valor da multa em caso de atraso, a data de devolução prevista, que o usuário possa fazer renovações através de terminais remotos ligados à internet e que possa fazer reserva de materiais também remotamente.

Alguns sistemas trabalham com serviços de alerta, enviando para o usuário mensagens impressas (através de mala direta) ou eletrônicas, informando sobre as novas aquisições, avisos de prazos de devolução e multas ou sobre a disponobilidade de obras que haviam sido reservadas e agora estão disponíveis para empréstimo.

Também devemos avaliar se o sistema possibilita a realização da disseminação seletiva da informação. Esse serviço baseia-se na formação de perfis individuais ou por grupos de usuários com interesses comuns. Os perfis de interesse ficam armazenados na base de dados do sistema e sempre que um novo item é catalogado, sua indexação é cotejada com as palavras-chave gravadas nos perfis de interesse. Caso haja coincidência entre a indexação do novo material com a indexação realizada nos perfis de interesse dos usuários, uma notificação é envioada pala ele, onde constam informações que lhe permitem recuperar a obra, como autor, título, etc. Alguns sistemas dão ao usuário a opção de escolher de quanto que quanto tempo preferem receber as notificações: diariamente, semanalmente, mensalmente... É muito importante que o sistema dê ao usuário a oportunidade de dar um feedback a cada notificação recebida, de forma a retroalimentar o sistema (alterando seus assuntos de interesse, por exemplo), aperfeiçoando o serviço de disseminação seletiva.

A geração de relatórios dos mais diferentes tipos é algo que não podemos deixar de exigir dos sistemas de automatizados de gerenciamento e tratamento da informação. As estatísticas e relatórios são ferramentas gerenciais de alta importância para a tomnada de decisões. Por exemplo, o conhecimento das obras que nunca ou pouquíssimas vezes foram emprestadas pode fundamentar uma ação de descarte desses materias, assim como saber que algumas obras são muito utilizadas pode subsidiar a compra de exemplares adicionais. Para controlar atividades administrativas e financeiras, o gestor da unidade de informação precisa saber, através dos relatórios, quanto se recebeu de multa em determinada data ou período, em que expediente se realiza mais empréstimos, qual o funcionário mais produtivo, etc.

É necessário que, antes de se adquirir um pacote de software de gerenciamento de materiais informacionais, como até agora os temos mostrado, seja verificada a compatibilidade de funções e configurações com o equipamento já existente na unidade de informação. Por exemplo: se o sistema permite a impressão de etiquetas com código de barras que ajudará na identificação dos materiais no balcão de empréstimo; ou se o sistema permite a geração de etiquetas com código de barras para a identificação da documentação de usuários, se aceita leitura de impressões digitais para acesso ao acervo, etc..., certamente isso exigirá a existência dos dispositivos de captura desses dados (leitora de códigos de barras, leitora de digitais) para que se possa implementar a ferramenta e agilizar o atendimento dos usuários. Outro exemplo bastante comuim é a necessidade de uma impressora compatível para a impressão dos comprovantes de empréstimo, devolução, revovação, enfim, de todas as operações realizadas no balcão de empréstimo. Assim sendo, precisamos conhecer bem as especificações do equipamento e as funcionalidades do sistema.

Não se pode deixar de mencionar um ponto muito importante: o sistema operacional das máquinas. Verifica-se atualmente, uma grande utilização de softwares de código aberto, os softwares livres, que estão ganhando cada vez mais espaço devido as suas características de maior liberdade de uso, modificação, reprodução e distribuição. Porém, muitos pacotes de programas são produzidos ainda com algumas incompatibilidades com os softwares livres, tendo sido planejados para rodarem somente nos sistemas tradicionais comprados, os softwares proprietários, que exigem pagamento de licença para seu uso.