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Quem lida com arquivo certamente já ouviu falar em tabela de temporalidade. Ela é um instrumento de trabalho do arquivista e não é fácil de se encontrar algo a respeito na literatura. Indico aqui a tabela de temporalidade da Universidade Federal de Santa Catarina, para termos uma noção geral do que ela é e de como funciona. Iniciaremos vendo alguns conceitos sobre tabela de temporalidade, informação, documento e documentação.

O QUE É TABELA DE TEMPORALIDADE?

É o instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos.

POR QUE A NECESSIDADE DA ELABORAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE?

Para evitar o acúmulo desordenado e desnecessário de papéis e principalmente para que não se proceda a um descarte de documentos sem critérios legais preestabelecidos, provocando lacunas irreparáveis nos registros que constituem a história da UFSC.

O QUE É GESTÃO DE DOCUMENTOS?

Conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos.

O QUE É TIPO DOCUMENTAL?

Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que o gerou.

O QUE É ESPÉCIE DOCUMENTAL?

Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nelas contidas.

O QUE É FUNDO DOCUMENTAL?

Conjunto de documentos, independente de sua forma ou suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por um indivíduo, família ou entidade coletiva no decurso das suas atividades e funções.

O QUE É GRUPO DOCUMENTAL?

Divisão de um fundo. Definida de acordo com o método estrutural ou funcional.

O QUE É MÉTODO ESTRUTURAL?

Procedimento de organização de arquivos, baseado na estrutura administrativa das entidades produtoras de documentos.

O QUE É MÉTODO FUNCIONAL?

Procedimento de organização de arquivos, baseado nas funções exercidas pelas entidades produtoras de documentos.

O QUE É SUBGRUPO?

Divisão de um grupo, definida em razão da complexidade estrutural e/ou funcional da entidade produtora de documentos.

O QUE É SÉRIE DOCUMENTAL?

Seqüência de unidades de um mesmo tipo documental.

O QUE É ARQUIVO CORRENTE?

Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos, para os quais foram produzidos ou recebidos, no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio, e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por elas consultados.

O QUE É ARQUIVO INTERMEDIÁRIO?

Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam em depósitos de armazenamento temporário, sua destinação final.

O QUE É ARQUIVO PERMANENTE?

Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor histórico.

O QUE É ARQUIVO CENTRAL?

Unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e serviços de uma administração e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos, independentemente da centralização do armazenamento.

O QUE É UM DOCUMENTO?

A informação pode ser registrada, isto é, apresentada por meio de um suporte, seja ela escrita, falada, pintada ou representada. O suporte da informação pode ser o papel, o filme fotográfico, o vídeo, o meio magnético, entre outros. A informação registrada passa a ser um documento.

Na Divisão de Arquivo Central da UFSC considera-se um documento qualquer informação que, independentemente do suporte onde está registrada, possa ser utilizada para consulta, prova ou elemento necessário ao desempenho de suas funções. Um documento pode englobar vários outros documentos.

O QUE É DOCUMENTAÇÃO?

A organização de documentos gera documentação. Para que um documento não se perca e esteja acessível ao público, de forma geral ou restrita, é preciso que em algum lugar e de alguma forma, exista um método ou conjunto de métodos para a sua guarda, acesso e controle, isto é, um sistema de documentação.

QUANDO FORMA UM PROCESSO?

Os processos são constituídos sempre que, para a prática de um determinado ato, haja necessidade de se colherem informações ou pareceres, juntar atestados, certidões, propostas ou quaisquer outros elementos que sirvam à tomada de decisões.

Dá-se início a um processo, quando ocorrer qualquer solicitação, comunicação ou informação por escrito, gerada interna ou externamente, que enseje o exame de circunstância ou exigência de forma mais apurada.

A FORMALIZAÇÃO DO PROCESSO É FEITA:

Pelo componente administrativo (Unidade do Protocolo), que está recebendo o documento e for responsável pelo exame e atendimento do pedido, mesmo que a decisão final seja de competência de outros níveis, ou de maneira centralizada pelos serviços de atendimento ao público, quando existirem. Para a constituição de um processo, ou de qualquer outra espécie de documentos, existem na UFSC normas específicas que constam no manual de serviços.

E OS DEMAIS DOCUMENTOS?

Para a organização dos demais documentos devem ser utilizados, no que couber, os procedimentos previstos para a constituição de processos, observando que:

  • Os dossiês devem ser constituídos por documentos ordenados numérica/alfabética ou cronologicamente.
  • Os documentos devem estar relacionados a determinado assunto, pessoa física ou jurídica.
CONHECENDO A TABELA DE TEMPORALIDADE E A TIPOLOGIA DOCUMENTAL:

A Tabela de Temporalidade/Tipologia Documental da UFSC tem por finalidade classificar os documentos para:

  • Evitar duplicidade na classificação de documentos;
  • Propiciar melhor caracterização do assunto tratado no documento;
  • Especificar a denominação do documento que encerra determinado assunto;
  • Agrupar documentos da mesma finalidade e funções, quando nem sempre é possível se definir com precisão o tempo de arquivamento, que certos documentos devem cumprir;
  • Permitir aos profissionais de arquivo desenvolver suas atividades com maior autonomia e responsabilidade.